24.11.14 실전영업(12)_ 피할수 없는 RFP _공개 입찰(1)

■■ 상황

RFP 참석 요청서가 왔습니다. 이게 뭔가요

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■■ 진행

이제 세일즈로서 , 무언가 시장의 엔트리에 포함된 것을 추천 드립니다. 수의계약으로 진행하면 좋겠지만, 대기업 군은 보통의 경우 RFP 를 진행하게 됩니다.

간략히 설명을 하자면 ,,,

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1) RFP : REQUEST FOR PROPOSAL / 회사에서는 보통 알에프피라고 합니다. (*IT MEAN 입찰 제안서)

활용 : 거기 알에프피떳냐 ? 알에프피 정리해서 가지고 와봐 , 알에프피 마감이 언제냐 ? 등등 …

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2) RFI : REQUEST FOR INFORMATION (*IT MEAN 사전 정보 요청)

→ RFP 를 하기 전에 , RFI 를 먼저 작성하고 , (**사전 자료 취합 개념) , 이후에 공식 RFP 를 하게 됩니다.

→ RFI(*사전 모의고사? 문제 출제 유형 정리 ?) 를 할때, 우리 회사에 유리한 안건 / 기술이 포함 되어 있어야 , 실제 RFP (*공식 시험 ) 에서 유리할 수 있습니다.

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이에, 보통의 경우 ,RFP 를 많이 하게 되고 , RFI 는 횟수가 적긴 합니다. ( 제가 세일즈 하는 동안 RFP 는 상당히 많이 했습니다만, RFI 는 손에 꼽을 정도입니다. )

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그러면 , RFP 를 만났을때 어떻게 해야 하느냐….하나하나 뜯어서 개요별로 정리해봅니다.

 

연번	항목	설명
1	사전영업	사실 , RFP 는 공식 전장입니다 .( 너도 알고 나도 알는 실제 라운드에 올라가는 것입니다.) ​ 1) 예습 전체가 참여하는 싸움을 하기 전에 , 미리 싸울 장소/ 시간 / 싸움의 내용/ 방식/ 규칙을 인지하고 있으면 훨씬 수월하게 준비할 수 있습니다. 이에, 미리 대기업군의 경우 , 타사 제품을 사용 하더라도 (*계약기간이 남았더라도 ) , 6개월에 한번 OR 1년에 한번 씩 연락하면서 선을 계속 이어나가는게 중요 합니다 . 그래야 통화할때마다 작은 정보의 조각을 모아서 , 해당건이 쌓여서 나중에 큰 그림을 그릴때 도움이 될수 가 있으니까요 .(*실제 RFP 시즌에는 민감해서 정보에 대해서 공개를 잘 안하거나 , 정보 회신시 모든 입찰 참가자가 포함 되어서 정보를 투명하게 제공합니다. 이에 사전에 미리미리 세팅해두는게 중요 합니다 .) 공이 많이 들고 , 당장 가시적인 성과는 없지만 꾸준히 연락하는게 포인트 입니다. (**출제자가 문제를 낼지 안낼지 모르지만, 사전에 출제자의 출제스타일과 의도를 파악하는 것입니다. )
2	입찰 설명회 참석	공식 RFP 를 진행하게 되면, [입찰 설명회] 를 할 것입니다. 1) 대화 정리 대부분의 경우, 회사 건물 대회의실에서 진행하는데 , 꼭 참석 해서 현장에서 오고가는 말 (**서류에 안적혀 져 있는 말) 을 듣고, 메모하고, 혹은 녹음해서 와야 합니다. 그래고 직원들끼리의 작은 대화 / 작은 발언도 최대한 메모를 디테일 하게 해서 , 사무실에서 다시 복기할 정도로 정리를 해서 와야 합니다. ​ 2) 명함 수령 아웃바운드 영업으로 명함을 받는게 중요하지만 ,RFP 에서 경쟁사가 참석하면, 경쟁사 명함도 무조건 받으시는걸 추천 드립니다. 어떤 회사가 몇명이 왔는지, 어떤 직급이 왔는지, 해당 RFP 에서는 전체 몇개 회사가 참석하고, 각 회사마다의 최소한의 전략은 어떠할지 (*내가 누구와 싸우는지는 알고 싸워야 합니다 ) 를 가늠할 수 있습니다. 그리고 , 경쟁사 직원들도 알아두면 , 나중에 협력적 경쟁관계가 되어 , 도움을 주기도 하고 받기도 하는 관계가 됩니다. (**무조건 적이 아닙니다 ) 이에, 경쟁사에서 내 포지션에 누가 있는지 알기 어려운데 , RFP 의 설명회 장소에 가면 다 만나게 되어 네트워크를 넓힐 수 있는 좋은 기회이니 활용하시기 바랍니다.
3	RFP 입찰 개요 설정	1) 안건정리 - 저의 경우 , 업체에서 RFP 를 WORD 로 3~5 페이지 , 많게는 10페이지 넘게 주는 경우가 있는데, → 이를 제 언어로 다시 펼쳤다가 붙여서 정리하는 편입니다. ( EXCEL 1PAGE~ 2PAGE) 보통의 경우 , 입찰 마감일 / 입찰 개요 / 입찰 항목/ 입찰 세부 사항 ( 필수 항목/ 선택 항목 ) / 구비 서류 항목( 1~10) 등으로 정리하며 , 한장으로 뽑아서, RFP 에 대한 개요 전체를 파악할 수 있게 합니다. ​ → 그리고 1장으로 업무 개요 (*PPT 제안서 ) 를 뼈대만 구축하여 LAYOUT 잡은 것을 부서장님께 보여드리고 OK 를 맡은 뒤 PPT 작업등을 진행합니다. ​ → 뼈대없이 그냥 GO! 만 외치면, 업무를 다 하고 나서 필수항목을 빼먹는다거나 , 준비를 다 하고 나서 부서장님의 반려를 맞거나 ... 하는 불상사가 일어납니다. 이에 할일을 미리 설정해두고 하나하나 해나가는게 좋습니다. (*부서장님 ~~~~~이렇게 일 하겠습니다. → 어 그래 그렇게 하고 , 수요일 오전에 초안 가지고 다시 만나자 . 이런 대화를 해야 합니다. )
4	기간별 업무 분배	1) 마감 일자 설정에 따른 업무 배분 - RFP 의 경우, 보통 제안서 작성에 적게는 1주 OR 많게는 2주 정도를 주게 됩니다. - 이에 7일 일정/ 14일 일정 등, 날짜를 쪼개서 언제는 어디까지 진도를 나가야 할지 역산을 하면 됩니다. - 저의 경우 , 예를 들어 오늘이 11/14(수)인데 , 제출이 11/22(금) 이다 라고 한다면 A. 1114~1115 RFP 개요 설정 / 부서장 1차 미팅 /업무 개요 설정 협의 완료 B. 1118~1120 1차본 작성 / 부서장 피드백 C. 1120~1121 2차본 작성/ 부서장 2차 피드백 D. 1121 OR 1122 최종본 제출 ​ 의 일정으로 진행할 것입니다 . 마감일이 11/22(금) 이라면 , 적어도 11/21(목) 퇴근 전까지는 전체 완성본이 나와서 인쇄 & 날인이 다 되어 있어야 하고 , 11/22(금) 에는 인쇄한 것을 바로 제출 하는 단순업무만 진행하는 쪽으로 합니다 . ( **제출일 아침까지 수정하고 ... 이런 류의 업무는 지양하는 편입니다 . 마지막날에는 다른것도 신경쓸게 많습니다.) ​ 이에 날짜별로 업무를 찢어서 해야 , 기존의 BASIC 한 일상 업무에 끼여드는 RFP 를 능숙하게 처리할 수 있습니다.
5	부서별 업무 분배	보통의 경우 , RFP 를 혼자서 다 할 수는 없고, 팀원과 쪼개거나 , 관련 유관부서에 정보를 얻어서 진행하는게 맞습니다. ​ 예를 들면 1) 서비스 기획 로직 / 플로우 2) 정보 보안 / 검증 단계 플로우 3) 직원 교육 플로우 4) 서비스 에러 / 실패 진행시 HOT LINE 내역 , 대응 방안 제시 ​ 등의 항목이 있다면 1번 → 기획팀 / 2번 → 보안팀 / 3번 → 영업팀 OR 운영팀 / 4번 → 대응팀 등 … 해당 업무의 PM 역할을 하는 부서에 내역을 할당하여 진행해야 합니다. ​ 다시 정리를 하면 , 세일즈는 업무 개요를 정리 / 설정한다 → 각 부서에 해당 파트에 대한 디테일을 확인 &회신 요청한다 → 회신 받은 내역을 다시 취합해서 소개서에 넣는다 → 최종 취합된것을 검토 한다 . 의 순으로 진행하게 됩니다. ​ 부서가 많으면 한번에 업무하는 것도 어려워서, 메일로 내역을 쓰고, 전화 돌리고 , 다시 취합하고 , 모르는거 있으면 물어보고... 생각보다 일이 많습니다 -_- .. ​ 다만 RFP의 경우, 상장기업 ( 특히 대기업) 에서 진행하게 되며 , 규모가 상당히 큰 것이어서, 되면 회사 매출에도 이익이 되고 , 레퍼런스에도 확실한 도움이 되고 , 개인의 성장과 커리어에도 도움이 됩니다.

처음에 보면, 이걸 어디서 부터 어떻게 해야하지 .. 왜 나한테 이런걸 시켜라는 이야기만 나올겁니다.

하지만 하다 보면 패턴이 생겨서 (*자동차 수리할때 엔진 내리거나 미션 작업하는게 제일 난이도가 높고 어려운데 , 1~2번이 어렵지, 3번째 부터는 아~ 차가 다 비슷비슷 하게 생겼구나 , 이건 이렇게 뜯으면 되겠다 ... 이런 차는 여기가 어렵던데 이건 피해서 해야겠다 ... 이런 감이 생깁니다 .) 추가 작업할때 마다 시간이 점점 줄어드는 것을 느끼게 될겁니다.

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또한 하면서 최신 자료를 모으고 , RFP 관련된 자료가 쌓일때 마다 그게 재산이 되어 , 다음번 , 다다음번 진행할때 훨씬 수월하게 할 수 있습니다.

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다음번에는, 실제로 PPT 작성에 대한 실무 팁을 정리해서 업로드 하겠습니다.

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겁먹지 말고 , 하나하나 쪼개서 하다 보면 늘겁니다.

주임때는 RFP 안해도 되는데, 나중에 차장 부장 되서 RFP 어떻게 하는지 몰라서 헤매는 거보다는 기회가 왔을때 한번이라도 해보는게 도움이 될겁니답 ...!